Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng theo quy định mới nhất

Hạch toán tiền thuê văn phòng là một những công việc quan trọng mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần phải thực hiện. Qua đó, các doanh nghiệp có thể quan sát, đo lường, tính toán và ghi chép kỹ lưỡng các hoạt động liên quan đến tiền tệ, phát sinh trong quá trình kinh doanh và sản xuất. Tuy nhiên, hạch toán như thế nào cho đúng? Cùng tìm hiểu cách hạch toán chi phí thuê văn phòng theo quy định mới nhất trong bài viết dưới đây.

Hạch toán tiền thuê văn phòng là gì?

Hạch toán tiền thuê văn phòng là là một nghiệp vụ kế toán quan trọng, tác động trực tiếp đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Công việc này ghi nhận các khoản chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh vào tài khoản kế toán. Trong đó bao gồm các khoản như tiền thuê nhà, tiền điện, tiền nước, tiền internet, văn phòng phẩm,…

Các khoản chi phí thuê nhà của mỗi doanh nghiệp được ghi nhận là hợp lệ khi có đầy đủ các thông tin như:

• Trong trường hợp công ty thuê lại văn phòng làm việc từ một doanh nghiệp nào đó thì cần phải chuẩn bị đầy đủ các loại hóa đơn, chứng từ thanh toán, hợp đồng cho thuê,… 

• Trong trường hợp công ty thuê nơi làm việc từ các cá nhân chuyên cho thuê văn phòng Đống Đa, Hà Nội hay bất kỳ khu vực khácnói chung thì cần phải có hợp đồng thuê nhà, các loại chứng từ thanh toán,... 

Với trường hợp doanh nghiệp đã thanh toán đầy đủ các khoản bao gồm thuế cho chủ nhà thì kế toán của công ty cần chuẩn bị bộ hồ sơ có chứng từ nộp tiền thuế cho cơ quan thuế tại địa phương nơi công ty đang hoạt động. 

Hạch toán tiền thuê văn phòng

Tài khoản hạch toán tiền thuê văn phòng

Việc hạch toán tiền thuê văn phòng không hề đơn giản. Khi tiến hành thuê một văn phòng hay tòa nhà nào đó, doanh nghiệp cần phải thực hiện đúng theo quy định của pháp luật và kê khai rõ các khoản chi phí của công ty vào từng loại tài khoản khác nhau.

• Nếu doanh nghiệp thuê nhà với mục đích làm xưởng sản xuất thì chi phí thuê sẽ được hạch toán vào tài khoản 627 (chi phí sản xuất chung).

• Nếu doanh nghiệp thuê nhà với mục đích làm cơ sở bán hàng, kho chứa hàng bán thì chi phí thuê sẽ được hạch toán vào tài khoản 641 (chi phí bán hàng).

• Nếu doanh nghiệp thuê nhà với mục đích làm văn phòng thì chi phí thuê sẽ được hạch toán vào tài khoản 642 (chi phí quản lý doanh nghiệp).

Hạch toán tiền thuê văn phòng vào các tài khoản riêng biệt

Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng theo quy định mới nhất

Theo quy định mới nhất, việc hạch toán tiền thuê văn phòng sẽ phụ thuộc vào hình thức thanh toán.

Trường hợp doanh nghiệp thanh toán trước toàn bộ chi phí 

Trường hợp doanh nghiệp đã thanh toán toàn bộ chi phí thuê văn phòng, kế toán sẽ dựa vào hợp đồng thuê, hóa đơn và chứng từ thanh toán để hạch toán. Cụ thể như sau:

• Nợ TK 331 (Chi phí phải trả cho người bán)

• Có TK 111, 112

Lưu ý: Cần phân biệt giữa khoản tạm ứng và khoản đặt cọc. Nếu khoản tạm ứng là khoản tiền được trừ vào tiền thuê nhà thì khoản đặt cọc chỉ được trả lại trong trường hợp kết thúc hợp đồng thuê, hoặc sau một khoảng thời gian nhất định theo thỏa thuận của 2 bên. 

Trường hợp doanh nghiệp thanh toán tiền thuê văn phòng trước nhiều kỳ

Trong trường hợp doanh nghiệp trả tiền thuê văn phòng trước nhiều kỳ, kế toán sẽ thực hiện hạch toán như sau:

• Nợ TK 242 (Chi phí trả trước)

• Có TK 154, 331, 111, 112

Ví dụ: Một doanh nghiệp thuê nhà từ tháng 6 đến tháng 12, thanh toán 1 lần vào tháng 6 thì kế toán sẽ tiến hành hạch toán như sau: 

• Nợ TK 242 (Chi phí trả trước chính là tổng số tiền cần thanh toán 1 lần).

• Nợ TK 133 (Nếu có hóa đơn VAT sẽ được khấu trừ thuế giá trị gia tăng)

• Có TK 331, 111, 112

Phân bổ khoản chi phí trả trước đó định kỳ ở những tháng còn lại:

• Nợ TK 154, 627, 641, 642 (Tùy thuộc vào mục đích thuê nhà làm gì thì hạch toán vào tài khoản chi phí đó) 

• Có TK 242 (Chi phí trả trước)

Trường hợp doanh nghiệp thanh toán tiền thuê văn phòng hàng tháng

Trường hợp doanh nghiệp thanh toán chi phí thuê văn phòng hàng tháng thì kế toán sẽ tiến hành hạch toán như sau: 

• Nợ TK 154, 627, 641, 642 (Tùy thuộc vào mục đích thuê nhà mà hạch toán vào vào tài khoản chi phí đó)

• Nợ TK 133 (nếu có)

• Có TK 331, 111, 112,…

Trường hợp doanh nghiệp thanh toán chi phí thuê văn phòng trả sau

Trong trường hợp doanh nghiệp thanh toán chi phí thuê văn phòng trả sau hoặc nhận hóa đơn sau, kế toán sẽ ghi nhận chi phí này vào TK 335 (Chi phí phải trả) hàng tháng để theo dõi và đảm bảo các khoản chi phí được tính đúng kỳ.

Ví dụ: Một công ty thuê văn phòng từ tháng 4 đến tháng 9. Đến tháng 9 công ty mới tiến hành thanh toán cho bên cho thuê và xuất hóa đơn.

Kế toán sẽ hạch toán như sau:

• Nợ TK 154, 627, 641, 642 (Tùy thuộc vào mục đích thuê mà hạch toán vào tài khoản chi phí đó)

• Có TK 335 (Chi phí phải trả - Chi phí đã phát sinh nhưng trên thực tế chưa chi trả)

Khi thanh toán hoặc nhận được hóa đơn sẽ hạch toán như sau:

• Nợ TK 335 (Chi phí phải trả)

• Nợ TK 133 (nếu có)

• Có TK 331, TK 111, TK 112, … (nếu thanh toán)

Hạch toán tiền thuê văn phòng đúng chuẩn theo quy định mới nhất

Hạch toán tiền thuê văn phòng cần lưu ý những gì?

Nếu đảm bảo việc hạch toán tiền thuê văn phòng chính xác vào từng tài khoản, chúng ta còn cần nắm rõ một số lưu ý sau đây:

• Đối với trường hợp doanh nghiệp ký kết với cá nhân cho thuê văn phòng tại Hà Nội hay một địa phương nào đó: Nếu trong hợp đồng có ghi điều khoản tiền thuê chưa bao gồm thuế và bên nộp thuế là doanh nghiệp, thì khoản thuế sẽ được tính vào chi phí trừ tổng tiền thuê nhà (bao gồm tiền thuế nộp cho bên cho thuê).

• Đối với các khoản chi phí sử dụng với mục đích quản lý doanh nghiệp hay bán hàng thì cần phải có đầy đủ hoá đơn, hợp đồng thuê và hạch toán đúng theo quy định.

• Chi phí thuê văn phòng thường bao gồm: giá thuê cơ bản, các loại phí quản lý, phí bảo trì và tiền điện, tiền nước, tiền internet,… Do đó, kế toán cần phân loại rõ ràng và ghi nhận theo đúng các tài khoản tương ứng để đảm bảo chính xác tuyệt đối khi hạch toán.

Trên đây là những thông tin đầy đủ về hạch toán tiền thuê văn phòng và cách hạch toán theo quy định mới nhất của Bộ Tài Chính. Hy vọng qua bài viết này bạn đã nắm được các thông tin quan trọng để đảm bảo tính chính xác cho các khoản chi phí hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời tránh được những sai sót trong quá trình kê khai thuế nhé.